在企業經營和質量管理過程中，經常會使用到各種管理工具和方法，本文介紹下食品企業質量人員經常使用到的十大管理工具和方法，既易懂又好用，其實這些工具和方法不僅是適用于食品人，也適用于所有的管理。這十大工具和方法是：

1） 通用方法：3W黃金圈，時間四象限，金字塔原理。

2） 總體經營和規劃方面工具和方法：SWOT，OGSM，SMART。

3） 日常工作開展的工具和方法：PDCA，5W2H，KISS復盤法，二八定律。

1. 3W黃金圈

1.1 什么是3W黃金圈

3W黃金圈來源于西蒙·斯涅克的從“為什么”開始。3W 黃金圈的思維模式強調從內向外思考，先明確 “為什么”，再思考 “怎么做” 和 “是什么”。這種思維方式能夠幫助人們更好地理解自己的行為和決策，激發創新和行動力。

? 一、Why（為什么）

“Why” 代表著目的、理念和核心價值觀。它是思考的起點，回答了 “我們為什么要做這件事” 的問題。

? 二、How（怎么做）

“How” 是在明確了 “為什么” 之后，思考實現目標的方法和途徑。即 “我們應該怎么做才能實現我們的目標”。

? 三、What（是什么）

“What” 是指具體的行動、產品或結果。它是最表層的表現形式，回答了 “我們做的是什么” 的問題。

1.2 應用注意事項

我們食品質量人在做WHAT和HOW方面都比較擅長，但是需要多思考為什么這樣做，這樣對于很多標準和流程不必過于拘泥于要求本身，而可以做到“手中無劍，心中有劍”。

2. 時間四象限

2.1 什么是時間四象限

時間管理四象限法，又被稱為艾森豪威爾決策矩陣，它的核心思想是將任務按照緊急程度和重要程度進行分類，確定每個任務在時間和資源分配上的優先級，從而做出更加明智的決策。

? A、重要且緊急

具有高度的重要性和緊急性，需要立即處理。例如，突發的重大危機、緊急的項目截止日期、重要客戶的緊急需求等。

? B、重要不緊急

此象限的事務對個人或組織的長期發展至關重要，但并不具有時間上的緊迫性。比如，學習新技能、進行長期的職業規劃、鍛煉身體、建立良好的人際關系等。

? C、緊急不重要

事務具有時間上的緊迫性，但相對來說重要性較低。例如，頻繁的無關緊要的會議邀請、一些臨時的瑣碎事務、不重要的電話或郵件等。

? D、不重要不緊急

通常是一些休閑娛樂活動或無意義的瑣事。例如，漫無目的地瀏覽社交媒體、廣告函件等。

2.2 應用注意事項

? 1) 避免過度關注某一象限。不要只專注于緊急且重要的事務而忽略了重要但不緊急的事情。長期忽視重要不緊急的事務，可能會使其在未來轉變為緊急且重要的危機。

? 2) 持續學習和改進時間管理是一個不斷學習和改進的過程。通過實踐時間管理四象限法，總結經驗教訓，不斷優化自己的時間分配策略和方法。

3. 金字塔原理

3.1 什么是金字塔原理

金字塔原理來源于麥肯錫 芭芭拉·明托金字塔原理。其是指先說結論，后說論據，先總結，后過程。

金字塔尖面積最小，即一兩句話說出結論，塔往下依次面積增大，說明結論的論據。從上而下，先陳述論點，后論據支持。

3.2 應用注意事項

使用金字塔原理，需要注意如下四個基本要求：

? 1. 結論先行：表達一個中心思想，并置于最前。

? 2. 以上統下：每一論點都是對下一層級論據的總結概括。

? 3. 歸類分組：每一組的思想屬于同一邏輯范疇。

? 4. 邏輯遞進：每一組思想按照一定邏輯順序排列。

4. SWOT分析

4.1 什么是SWOT分析：

SWOT是企業戰略分析常用工具之一，分析把握全局，了解自己在資源方面的優勢與劣勢，把握環境提供的機會，防范可能存在的風險與威脅，對我們的企業的戰略決策與方向非常有意義，每年企業的高管會議和管理評審，使用SWOT是一個不錯的工具。在ISO 9001質量管理體系的4.1章節中的理解組織的內外部環境，經常使用SWOT的方法來進行分析。

4.2 應用注意事項

? 1) 團隊協作：SWOT需要企業的高層、市場、銷售、研發技術、財務等各個部門進行協作。必要時邀請相關行業專家。

? 2) 客觀全面：對于企業的優勢和劣勢分析時，要基于事實，不能自負與自卑，避免偏見。

? 3) 動態原則：SWOT分析不是一次性工作，是一個動態過程。通常是每年開展1~2次。

? 4) 保持SWOT分析法的簡潔化，避免復雜化與過度分析。

5. SMART原則

5.1 什么是SMART

人們在制定工作目標或者任務目標時，考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的，也才能指導保證計劃得以實現。SMART原則是我們做目標制定和KPI考核時的一個非常重要的原則。

S 代表具體(Specific)，目標必須是具體明確的，不能模糊不清；

M 代表可度量(Measurable)，目標必須是可以衡量的，即要有明確的數據或指標來判斷目標是否達成；

A 代表可實現(Attainable)，指績效指標在付出努力的情況下可以實現，避免設立過高或過低的目標；

R 代表現實性(relevant)，目標必須與你的整體戰略和價值觀相關；

T 代表有時限(timebound)，指目標和指標有明確的的完成期限。

5.2 應用注意事項

? 1) 關鍵指標：目標制定時，需要關注關鍵指標，而不是所有的指標。

? 2) 目標間的相互協調，避免目標間的沖突。

? 3) 組織內部的溝通交流。定期通過會議或者專題回顧制定的目標。

6. OGSM目標管理工具

6.1 什么是OGSM

OGSM是一種目標管理工具，它幫助企業或團隊清晰地定義目標，并制定實現這些目標的具體策略和衡量標準。OGSM框架由四個核心部分組成：

Objective（目標）：這是您希望達成的最終成果，通常是長期的、宏觀的。目標應當是明確的，能夠指導整個組織的方向。

Goal（目的）：為了實現上述目標，需要設定一些具體的目的。這些目的是短期的、可量化的，它們直接支持目標的實現。

Strategy（策略）：這是指達到每個目的所采取的方法或途徑。策略應具體說明將如何分配資源、采取哪些行動來實現目標。

Measure（度量）：這是用來評估目標和目的是否達成的標準或指標。度量可以是數量上的，比如銷售額增長百分比；也可以是非數量上的，比如客戶滿意度調查結果。

6.2 應用注意事項

一致性：確保所有的目標、目的、策略和度量之間具有一致性和連貫性。

參與性：鼓勵團隊成員參與到OGSM的制定過程中來。而不僅是團隊領導。

靈活性：實施過程中應該保持一定的靈活性，以便根據內外部環境的變化做出相應的改變。

透明度：確保OGSM的內容對所有相關人員公開透明，從而增強團隊之間的信任和合作。

7. PDCA

7.1 什么是PDCA

PDCA由美國質量管理專家戴明博士提出，PDCA循環又叫戴明環，是全面質量管理所應遵循的科學程序。

P (plan 計劃)：分析現狀，確定目標和實施計劃。

D (Do 執行)：為達成目標，而進行的內容，

C (Check 檢查)：總結執行計劃的結果，注意效果，找出問題。

A (Action 行動)：對總結檢查的結果進行處理，成功的經驗加以肯定并適當推廣、標準化；失敗的教訓需要規避，以免重現。未解決的問題放到下一個PDCA循環。

7.2 應用注意事項

PDCA循環大家最熟悉不過，在使用過程中，特別需要注意一頭一尾，即：

1. 計劃階段（Plan）是整個循環的起點，高質量的P將是整個事件的關鍵，在策劃階段需要充分分析現狀，明確目標且可衡量，然后制定詳細可行的計劃。

2. Action（行動/處理），與大家經常說的閉環管理非常相似，要及時總結經驗教訓。

8. 5W2H

8.1 什么是5W2H

5W2H 分析法最早由美國陸軍兵器修理部首創，后來廣泛應用于企業管理、項目管理、問題解決等領域。5W2H是指：

● What：是什么?做什么?目的是什么?

● Why：為什么做?

● Who：誰來做?

● When：什么時候做?什么時間做最合適?

● Where：何處?在哪做?一定要在這做嗎?

● How：怎么做?方法是什么?

● How Much：多少錢?多少量?投入產出如何?

主要優勢：

? (1) 清楚界定問題、表述問題，提高認知效率；

? (2) 同時抓住核心要點，不遺漏 重要訊息；

? (3) 易理解，好上手。

舉個例子：產品上市

● What：這是一款什么產品?它的賣點是什么?

● Why：為何要開發這款產品?消費者為什么要買它?

● who：這款產品是為哪群人開發的?

● When：什么時候發布這款產品?

● Where：這款產品在哪些渠道售賣?在哪些平臺傳播?

● How：如何營銷這款產品?How Much：這款產品價格多少?要花多少錢推廣?

8.2 應用注意事項

√ 在使用前，需要將問題明確，然后通過團隊參與討論和分析，分析過程中，要抓住核心要點，盡可能使用數據進行支持。

√ 5W2H 分析結果要與實際情況相結合，制定切實可行的行動計劃。不能僅僅停留在理論分析層面，而要將其轉化為具體的行動步驟。

9. KISS復盤法

9.1 什么是KISS復盤法

KISS復盤法在在項目管理和團隊協作等領域被廣泛應用和傳播，逐漸成為一種被普遍認可的復盤工具。KISS復盤法是指：

● Keep：繼續做。哪些是做的好的，以后繼續保持

● Improve：改善做。哪些是不理想的，后續要改進

● Stop：停止做，哪些環節是不利的，需要停止

● Start：開始做。哪些是缺失的，后續出須要開始

9.2 應用注意事項

√ 團隊參與：要鼓勵團隊成員積極參與，充分發表意見和建議，確保復盤結果得到廣泛的認可和支持。

√ 保持客觀：在進行復盤時，要盡量避免主觀偏見和情緒影響，以客觀的態度看待事件和自己的行為。對成功的部分不盲目驕傲，對失敗的部分也不過分苛責。

√ 重點突出：不要試圖涵蓋所有方面，而是要聚焦在關鍵問題和重要環節上。確定最有價值的內容，避免過于繁雜而失去重點。

10. 二八法則

10.1 什么是二八法則

二八法則，又稱 80/20 法則、帕累托法則等。它指的是在很多情況下，80% 的結果是由 20% 的因素所決定的。

在工作過程中，80% 的成果可能來自于 20% 的關鍵任務。80%的不良質量可能來自于20%的原因。

10.2 應用注意事項

√ 基于事實判斷。不能僅憑主觀臆斷確定哪些是 20% 的關鍵因素。需要通過數據分析、觀察和深入思考來準確識別。尤其是對于一些質量問題的歸納方面。

√ 靈活運用。不能把二八法則作為一種絕對的規律，而要結合具體情況進行靈活運用。不同的領域和情境中，二八法則的比例可能會有所不同。

? 我們從哪里開始

● 1） 了解如下的各類管理工具，對于表述不夠詳細的，通過網絡或者AI幫助我們更好的理解。

● 2） 選擇對自己當前最有用的1~2個工具，結合實際工作情況，訓練起來。

● 3） 與作者或者同行分享自己的學習和使用心得。

大家在使用過程中，有任何的心得和想法，歡迎與作者交流與互動。